Nutzungsbedingungen für das kostenlose Angebot

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter ist die OptWare GmbH, Prüfeninger Straße 20, 93049 Regensburg ("OptWare"). Die Angaben zum Handelsregister und zur vertretungsberechtigten Geschäftsführung ergeben sich aus dem Impressum.

1.2 Diese Nutzungsbedingungen gelten für die unentgeltliche Nutzung der Anwendung "Smart Workforce Planning" ("Anwendung") in einer von OptWare bereitgestellten Umgebung unter <firma>.swp.optware.de ("Umgebung") einschließlich des Portals unter swp.optware.de ("Portal").

1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

1.4 Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn OptWare ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

1.5 Für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Kunde in seiner Umgebung verarbeitet, gilt zusätzlich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ("AVV"), die bei der Registrierung geschlossen wird. Im Verhältnis zu diesen Nutzungsbedingungen geht der AVV in datenschutzrechtlichen Fragen vor.

2. Vertragsschluss, Freigabevorbehalt

2.1 Die Darstellung des Angebots im Portal ist kein bindendes Angebot. Mit dem Absenden des Registrierungsformulars gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines unentgeltlichen Nutzungsvertrags ab.

2.2 Der Vertrag kommt erst zustande, wenn OptWare die Registrierung freigibt und die Umgebung bereitstellt. OptWare prüft jede Registrierung vor der Bereitstellung manuell und kann sie ohne Angabe von Gründen ablehnen. Ein Anspruch auf Bereitstellung einer Umgebung besteht nicht. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb eines Werktags; eine Zusage ist damit nicht verbunden.

2.3 Voraussetzung der Registrierung sind wahrheitsgemäße Angaben zu Unternehmen und Ansprechpartner, eine bestätigte E-Mail-Adresse sowie die Annahme dieser Nutzungsbedingungen und des AVV. Die registrierende Person muss zur Vertretung des Kunden berechtigt sein.

2.4 OptWare kann die Zahl der insgesamt betriebenen Umgebungen begrenzen und Registrierungen auf eine Warteliste setzen.

2.5 Die Annahme dieser Nutzungsbedingungen und des AVV wird mit Zeitpunkt beim Registrierungsdatensatz gespeichert. Beide Texte sind dauerhaft unter swp.optware.de/nutzungsbedingungen und swp.optware.de/avv abrufbar; die Bereitstellungs-E-Mail nennt diese Adressen. Auf Anfrage übermittelt OptWare den Vertragstext zusätzlich in Textform.

3. Leistungsumfang

3.1 OptWare stellt dem Kunden für die Vertragsdauer eine eigene Umgebung der Anwendung mit eigener Datenbank und eigener Internetadresse zur Nutzung über einen Webbrowser bereit ("Software as a Service"). Ein Anspruch auf Überlassung der Software selbst besteht nicht.

3.2 Die Umgebung ist auf bis zu 100 Benutzer begrenzt. Die Grenze wird im Anmeldedienst technisch durchgesetzt: weitere Anmeldungen und Einladungen werden abgelehnt, sobald sie erreicht ist. Der Kunde kann in den Einstellungen seiner Umgebung eine niedrigere Grenze setzen; eine höhere Grenze bedarf einer besonderen Vereinbarung.

3.3 Die Nutzung ist zeitlich nicht befristet und ohne Angabe von Zahlungsdaten möglich. OptWare behält sich vor, das kostenlose Angebot künftig einzustellen oder in ein entgeltliches Angebot zu überführen; § 9 gilt.

3.4 Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils bereitgestellten Fassung der Anwendung und aus der Leistungsbeschreibung im Portal. OptWare darf die Anwendung weiterentwickeln, Funktionen ändern, ergänzen oder einstellen, solange der Kernzweck — die Personal- und Einsatzplanung — erhalten bleibt. Wesentliche Einschränkungen kündigt OptWare mit angemessener Frist in Textform an.

3.5 Nicht Bestandteil der Leistung sind insbesondere: Anpassungen und Schnittstellen nach Kundenwunsch, Schulung, Beratung, Datenmigration, Rufbereitschaft, Reaktionszeiten oder ein Support mit zugesagten Fristen. Anfragen an info@optware.de werden nach Möglichkeit bearbeitet; ein Anspruch darauf besteht nicht.

4. Verfügbarkeit, Wartung, Änderungen

4.1 OptWare betreibt die Plattform mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, schuldet jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit. Ein Service Level Agreement wird nicht vereinbart. Das Angebot dient der Erprobung der Anwendung.

4.2 Wartungsarbeiten mit absehbarer Beeinträchtigung kündigt OptWare, soweit möglich, mit 48 Stunden Vorlauf per E-Mail oder im Portal an. Dringende Sicherheitsmaßnahmen darf OptWare jederzeit ohne Vorankündigung durchführen, auch wenn dies die Nutzung unterbricht.

4.3 OptWare darf neue Versionen der Anwendung auch während der Nutzung ausrollen. Ein Ausrollen kann zu kurzen Unterbrechungen führen.

4.4 OptWare darf die Bereitstellung neuer Umgebungen jederzeit pausieren.

5. Datensicherung — wichtiger Hinweis

5.1 OptWare erstellt im kostenlosen Angebot keine Sicherung der Inhalte der Kundenumgebung. Gesichert werden ausschließlich die Plattformbestandteile, die OptWare für den Betrieb benötigt (insbesondere das Benutzerverzeichnis). Bei Störungen, Fehlbedienung, Löschung durch den Kunden oder Ausfall der Infrastruktur können die in der Umgebung erfassten Daten unwiederbringlich verloren gehen.

5.2 Der Kunde ist deshalb selbst dafür verantwortlich, die von ihm eingegebenen Daten in angemessenen Abständen zu exportieren und außerhalb der Umgebung zu sichern. OptWare stellt dafür in den Einstellungen der Umgebung einen Export in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereit, den der Kunde jederzeit selbst anfordern und herunterladen kann.

5.3 Für den Verlust von Daten haftet OptWare nur nach § 10 und, soweit eine Haftung besteht, höchstens in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Sicherung durch den Kunden für die Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

5.4 Wer produktiv arbeiten und gesicherte Daten benötigt, nutzt die entgeltliche OptWare-Plattform ("OptWare Hub"), die Sicherung und Wiederherstellung umfasst.

6. Konten, Zugangsdaten, Administration

6.1 Der Kunde verwaltet die Benutzer seiner Umgebung selbst. Er wählt den Anmeldemodus (offene Registrierung, Beschränkung auf eine E-Mail-Domäne, ausschließlich Einladung), kann eine eigene Anmeldeseite gestalten und einen eigenen Identitätsanbieter (SSO) anbinden.

6.2 Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten, hält Zugangsdaten geheim, entzieht Berechtigungen bei Ausscheiden unverzüglich und informiert OptWare unverzüglich über Anzeichen eines Missbrauchs.

6.3 Handlungen, die über ein Konto des Kunden erfolgen, gelten als Handlungen des Kunden, soweit der Kunde sie zu vertreten hat.

6.4 Für die von ihm konfigurierten Inhalte der eigenen Anmeldeseite (Logo, Farben, Texte) und für die Rechtmäßigkeit einer angebundenen SSO-Verbindung ist der Kunde verantwortlich.

7. Pflichten und Verbote des Kunden

7.1 Der Kunde nutzt die Anwendung nur im Rahmen dieser Bedingungen und des geltenden Rechts. Untersagt sind insbesondere:

1. das Umgehen der Nutzergrenze, etwa durch das Anlegen mehrerer Umgebungen für dieselbe Organisation oder durch geteilte Sammelkonten,
2. Weitervermietung, Untervermietung oder Bereitstellung der Umgebung für Dritte, die nicht zum Unternehmen des Kunden gehören,
3. Lasttests, Penetrationstests, Sicherheitsscans oder automatisierte Massenzugriffe ohne vorherige schriftliche Zustimmung von OptWare,
4. Maßnahmen, die die Plattform oder die Umgebungen anderer Kunden beeinträchtigen, sowie der Versuch, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen,
5. das Einstellen rechtswidriger, rechtsverletzender oder schadsoftwarebehafteter Inhalte,
6. Reverse Engineering, Dekompilierung oder Umgehen technischer Schutzmaßnahmen, soweit nicht gesetzlich zulässig.

7.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Der Kunde darf besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO — insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zur Religion — nicht in die Umgebung eingeben. Abwesenheiten sind ausschließlich neutral zu kennzeichnen (etwa "abwesend" oder "nicht verfügbar"); in Freitextfeldern dürfen keine Angaben zu Gesundheit, Krankheit oder vergleichbaren Umständen erfasst werden. Der Kunde weist die Personen, die in seiner Umgebung planen, entsprechend an. Die Anwendung ist darauf ausgelegt, ohne solche Angaben zu funktionieren; sie sind für die Personal- und Einsatzplanung im kostenlosen Angebot nicht erforderlich.

7.3 Der Kunde stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der von ihm eingegebenen Beschäftigtendaten berechtigt ist, insbesondere dass eine Rechtsgrundlage besteht, die Betroffenen informiert sind und — falls einschlägig — die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet ist.

7.4 Der Kunde stellt OptWare von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung der Pflichten aus diesem § 7 beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

8. Sperrung

8.1 OptWare darf den Zugang zur Umgebung ganz oder teilweise sperren, wenn

1. ein konkreter Verdacht eines erheblichen Verstoßes gegen § 7 besteht,
2. von der Umgebung eine Gefahr für die Plattform, andere Kunden oder Dritte ausgeht, oder
3. eine behördliche oder gerichtliche Anordnung dies verlangt.

8.2 OptWare informiert den Kunden über die Sperrung, soweit rechtlich zulässig, unverzüglich und hebt sie auf, sobald der Grund entfällt. Die Sperrung wird auf das Erforderliche beschränkt.

9. Laufzeit, Inaktivität, Beendigung

9.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.

9.2 Der Kunde kann jederzeit ohne Frist kündigen, per E-Mail an info@optware.de. Die Umgebung kann er in den Einstellungen jederzeit selbst pausieren; die endgültige Löschung führt OptWare nach der Kündigung durch, weil sie nicht umkehrbar ist.

9.3 OptWare kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen in Textform kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bei einem erheblichen Verstoß gegen § 7 bleibt unberührt.

9.4 Inaktivität. Erfolgt in der Umgebung 30 Tage keine Anmeldung, wird sie pausiert. Erfolgt danach weitere 30 Tage keine Anmeldung, werden die Umgebung und alle darin enthaltenen Daten gelöscht. Vor jedem der beiden Schritte informiert OptWare die registrierende Person 7 Tage vorher per E-Mail an die hinterlegte Adresse.

9.5 Wirkung der Beendigung. Mit Wirksamwerden der Kündigung endet das Nutzungsrecht. OptWare löscht die Umgebung einschließlich Datenbank, Datenbankbenutzer und Konfiguration sowie die zugehörigen Benutzerkonten spätestens 30 Tage nach Beendigung. Der Kunde ist verpflichtet, benötigte Daten vor Beendigung zu exportieren. Nach Ablauf der Frist ist eine Wiederherstellung ausgeschlossen.

9.6 Auf Wunsch stellt OptWare vor der Löschung einen Export der Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereit. Ein solcher Wunsch ist spätestens 14 Tage nach Beendigung mitzuteilen. Unabhängig davon kann der Kunde den Export nach § 5.2 bis zur Löschung selbst herunterladen.

10. Haftung

10.1 Da die Nutzung unentgeltlich erfolgt, haftet OptWare — vorbehaltlich Ziffer 10.2 — nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

10.2 Unbeschränkt haftet OptWare für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Arglist, bei der Übernahme einer Garantie sowie in den Fällen zwingender gesetzlicher Haftung. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

10.3 Für Datenverlust gilt zusätzlich § 5.3.

10.4 Eine Haftung für Inhalte, die der Kunde in seiner Umgebung verarbeitet, sowie für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung übernimmt OptWare nicht.

11. Rechte an der Software, Rechte an den Daten

11.1 Alle Rechte an der Anwendung, der Plattform, den Marken und den Inhalten des Portals stehen OptWare oder ihren Lizenzgebern zu. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, auf die Vertragsdauer beschränktes Recht zur Nutzung über den Browser.

11.2 Die vom Kunden eingegebenen Daten bleiben dem Kunden zugeordnet. OptWare nutzt sie ausschließlich zur Vertragserfüllung und nach Weisung des Kunden im Rahmen des AVV.

11.3 OptWare wertet ausschließlich technische Plattform- und Nutzungsmetadaten in aggregierter, anonymer Form aus, um das Angebot zu verbessern und abzusichern. Personenbezogene Daten, die der Kunde in seiner Umgebung verarbeitet, werden hierfür nicht verwendet; für sie gilt ausschließlich der AVV. Ein Rückschluss auf den Kunden oder auf einzelne Personen findet dabei nicht statt.

12. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Durchführung dieses Vertrags. Die Pflicht besteht für drei Jahre nach Vertragsende fort. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflicht offengelegt werden müssen.

13. Änderungen dieser Bedingungen

13.1 OptWare kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies aufgrund einer Änderung der Rechtslage, der Rechtsprechung, des Leistungsumfangs oder der technischen Rahmenbedingungen erforderlich ist und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

13.2 Die geänderten Bedingungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Regensburg, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.3 Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Änderung dieser Klausel.

14.4 Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von OptWare übertragen.

14.5 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Fragen dazu: info@optware.de