Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die unter Teil A beschriebenen Verarbeitungen:

OptWare GmbH
Prüfeninger Straße 20
93049 Regensburg
Telefon: +49 941 85099600
E-Mail: info@optware.de

Datenschutzbeauftragter:

Herr Robert Heindl
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg

Anfragen an den Datenschutzbeauftragten richten Sie an info@optware.de; wir leiten sie unverzüglich weiter.

2. Zwei getrennte Rollen — bitte zuerst lesen

Dieses Angebot besteht aus zwei Teilen, für die datenschutzrechtlich unterschiedliche Stellen verantwortlich sind:

• Teil A — Portal, Registrierung, Anmeldung. Öffentliche Seiten unter swp.optware.de, die Registrierung einer Umgebung und der zentrale Anmeldedienst. Hier ist die OptWare GmbH Verantwortlicher.
• Teil B — Inhalte in Ihrer Umgebung. Alles, was ein Unternehmen nach der Freigabe in seiner eigenen Umgebung erfasst, insbesondere Beschäftigtendaten der Personal- und Einsatzplanung. Hier ist das registrierende Unternehmen Verantwortlicher; die OptWare GmbH ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die bei der Registrierung geschlossen wird.

Beschäftigte eines Kundenunternehmens richten Anfragen zu ihren Planungsdaten daher an ihren Arbeitgeber. Wir leiten solche Anfragen weisungsgemäß an das jeweilige Unternehmen weiter.

A.1 Hosting und Speicherort

Die gesamte Plattform — Portal, Anmeldedienst, Datenbank und die Umgebungen der Kunden — läuft auf einem dedizierten Server der

Hetzner Online GmbH
Industriestraße 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Standort des Servers ist das Rechenzentrum Nürnberg (nbg1) in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in ein Drittland findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und leistungsfähigen Betrieb der Plattform, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Hosting der Vertragserfüllung dient.

Die Verwaltung der Container erfolgt über eine von uns selbst betriebene Portainer-Instanz, die ebenfalls auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland läuft; ein Dritter erhält dadurch keinen Zugriff.

Schriftarten, Bilder und Stylesheets werden ausschließlich von unseren eigenen Servern ausgeliefert; ein Content-Delivery-Netzwerk oder ein Schriftarten-Dienst wird nicht angesprochen. Von Dritten geladen werden nur zwei Skripte: das Einwilligungsfenster von Consentmanager, das jede Seite braucht, um Sie überhaupt fragen zu können (siehe A.3), und — erst nach Ihrer Einwilligung — das Tag von Google Ads (siehe A.5).

A.2 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Reverse Proxy technisch notwendige Verbindungsdaten:

• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• angefragte Adresse und HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer, sofern übermittelt
• Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent)
• IP-Adresse des anfragenden Systems

Zweck ist die technisch fehlerfreie Bereitstellung, die Fehlersuche sowie die Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Stabilität der Plattform. Die Logdaten werden nach 14 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

A.3 Cookies und vergleichbare Techniken

Wir unterscheiden drei Gruppen: technisch notwendige Cookies, die wir ohne Einwilligung setzen, ein Cookie zur Erfolgsmessung und die Cookies des Google-Ads-Tags; die beiden letzten setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung. Über die Einwilligung entscheiden Sie beim ersten Aufruf unserer Seite im Fenster unseres Einwilligungsdienstes; Sie können sie jederzeit über Cookie-Einstellungen im Seitenfuß ändern oder widerrufen. Die Einwilligung gilt für die gesamte Seite einschließlich der Demo; diese lag bis zum 22. September 2026 unter /demo/ und ist seitdem die Startseite selbst.

Einwilligungsverwaltung (Consentmanager) — Das Fenster, in dem Sie entscheiden, stellt Consentmanager (consentmanager AB, Håltegelvägen 1b, 72348 Västerås, Schweden) bereit. Der Dienst wird vor Ihrer Entscheidung geladen, weil er die Entscheidung erst ermöglicht, und er hält alle übrigen Skripte so lange zurück. Er speichert Ihre Entscheidung und eine zufällige Kennung in Ihrem Endgerät und überträgt sie an seine Server; dabei wird Ihre IP-Adresse verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit unserer Nachweispflicht aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Technisch notwendige Cookies — Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, im Rahmen der Anmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO:

Cookies zur Erfolgsmessung, nur mit Einwilligung — Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Cookies für Werbung, nur mit Einwilligung — Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gesetzt werden sie vom Google-Ads-Tag, das wir erst nach Ihrer Einwilligung laden (siehe A.5):

Ohne Ihre Einwilligung setzen wir swp_sid und swp_gclid nicht und laden das Google-Ads-Tag nicht; es entsteht dann keine Verbindung zu Google. Sie können unsere Seiten und die Registrierung vollständig nutzen; wir zählen die Registrierungsschritte dann nur als Summe, ohne Bezug zu einem einzelnen Besuch. Ihre Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

A.4 Reichweitenmessung mit Umami

Zur Auswertung der Nutzung unserer Seiten setzen wir Umami ein. Umami wird von uns selbst auf demselben Server in Deutschland betrieben; es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Umami setzt keine Cookies und erstellt keine geräteübergreifenden Profile. Erfasst werden aufgerufene Seite, Referrer, Bildschirmgröße, Browser- und Betriebssystemtyp, ungefähre Herkunft auf Länderebene sowie ein aus technischen Merkmalen abgeleiteter Tageswert, der nicht zur Wiedererkennung einer Person genutzt wird. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Weil Umami keine Informationen in Ihrem Endgerät speichert und nicht darauf zugreift, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich (§ 25 TDDDG ist nicht anwendbar). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung und statistischen Auswertung unseres Angebots.

Zusätzlich zählen wir serverseitig die Ereignisse des Registrierungsverlaufs (Seitenaufruf, Registrierung begonnen, Registrierung abgeschickt, E-Mail bestätigt, Umgebung bereitgestellt, erste Einladung versendet, Nutzergrenze erreicht). Zu diesen Ereignissen speichern wir weder IP-Adresse noch User-Agent. Haben Sie der Erfolgsmessung zugestimmt, wird zusätzlich der Zufallswert aus swp_sid gespeichert, damit die Ereignisse eines Besuchs zusammengehören; ohne Einwilligung entfällt dieser Wert und die Ereignisse sind reine Zähler. Die Ereignisse werden nach 12 Monaten gelöscht; die daraus gebildeten Tagesstatistiken enthalten keinen Personenbezug und bleiben erhalten.

A.5 Kampagnenparameter und Google Ads

Rufen Sie unsere Seite über eine Anzeige oder einen Link mit Kampagnenparametern auf (utm_source, utm_medium, utm_campaign), speichern wir diese Parameter, um zu messen, welche Kampagne zu Registrierungen führt. Die Auswertung erfolgt ausschließlich auf Kampagnenebene und auf unserem eigenen Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Erfolgsmessung unserer eigenen Werbung.

Zusätzlich schalten wir Anzeigen über Google Ads. Haben Sie im Einwilligungsfenster zugestimmt, laden wir dafür das Tag der Kennung AW-17995203671 von googletagmanager.com und melden an Google zurück, dass ein Besuch zu einer Registrierung geführt hat. Verarbeitet werden dabei Ihre IP-Adresse, die von Google gesetzten Cookies (siehe A.3), die aufgerufene Seite und die anzeigenbezogene Kennung gclid. Google kann Sie auf dieser Grundlage auch für Werbung auf anderen Seiten wiedererkennen.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Daten werden dabei auch an Google LLC in den USA übermittelt; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir und Google sind für die Erhebung und die Übermittlung der Daten gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO; für die anschließende Verarbeitung durch Google ist Google allein verantwortlich.

Registrieren Sie eine Umgebung, speichern wir die Kennung gclid zusätzlich selbst, und zwar am Datensatz dieser Umgebung. Der Grund ist der Ablauf: zwischen dem Klick auf die Anzeige und dem Abschluss der Registrierung liegt die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse über unseren Anmeldedienst, und die Kennung steht danach nicht mehr in der Adresszeile. Ohne sie ließe sich eine Registrierung keinem Anzeigenklick zuordnen. Wir verwenden sie ausschließlich dafür, an Google Ads zu melden, dass ein Klick zu einer Registrierung geführt hat; sie wird mit den übrigen Daten der Person gelöscht, sobald die Umgebung gelöscht wird.

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG, für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung wird das Tag nicht geladen und keine Kennung gespeichert. Ihre Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

A.6 Registrierung einer Umgebung

Für die Registrierung verarbeiten wir:

• Firmenname, gewünschte Adresse (Slug) der Umgebung
• Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse der registrierenden Person
• gewählter Anmeldemodus der Umgebung (offene Registrierung, Domänenbeschränkung, nur Einladung)
• Zeitpunkt der Anfrage, Bestätigung der Nutzungsbedingungen und des AVV
• Kampagnenparameter des Besuchs (siehe A.5), Land der IP-Adresse und E-Mail-Domäne zur Missbrauchsprüfung

Zweck ist die Prüfung und Bereitstellung der angefragten Umgebung sowie die Abwehr missbräuchlicher Registrierungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses und vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Missbrauchsprüfung.

Vor der Bereitstellung sind zwei Schritte zwingend: die Bestätigung der E-Mail-Adresse und eine manuelle Freigabe durch unsere Mitarbeiter. Zur Freigabe sehen die zuständigen Mitarbeiter die oben genannten Angaben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zur Registrierungsanfrage speichern wir außerdem den Zeitpunkt der Freigabe und – wenn die Testumgebung ausgebucht ist – den Zeitpunkt der Aufnahme in die Warteliste; daraus ergibt sich Ihre Position. Diese Zeitstempel sind keine zusätzlichen Angaben über Sie, sondern Verarbeitungsmetadaten zu Ihrer Anfrage, und werden mit dem Anfragedatensatz gelöscht. Über die Aufnahme in die Warteliste und den Beginn der Bereitstellung informieren wir die registrierende Person per E-Mail.

Wird eine Anfrage abgelehnt, speichern wir die Angaben sowie den Ablehnungsgrund 30 Tage lang, um wiederholte Anfragen zu erkennen, und löschen sie danach. Nicht bearbeitete Anfragen verfallen nach 14 Tagen.

A.7 Benutzerkonten und Anmeldung (Keycloak)

Anmeldung und Benutzerverwaltung erfolgen über unseren selbst betriebenen Identitätsdienst Keycloak unter auth.swp.optware.de. Verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname
• Passwort ausschließlich als Hashwert nach dem aktuellen Standardverfahren des Anmeldedienstes (derzeit Argon2id, nicht rückrechenbar)
• Zugehörigkeit zu einer Organisation (Umgebung) und Rollen
• Sitzungsinformationen (Tokens, Ablaufzeiten), Zeitpunkt der letzten Anmeldung
• Anmelde- und Verwaltungsereignisse (erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwortänderungen, Einladungen) — Speicherdauer 90 Tage
• bei Anmeldung über einen vom Kunden angebundenen Identitätsanbieter (SSO): die von dort übermittelten Angaben, in der Regel E-Mail-Adresse und Name

Wählen Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“, bleibt Ihre Sitzung auf diesem Gerät bis zu 30 Tage bestehen; nutzen Sie sie 14 Tage lang nicht, endet sie früher. Ohne diese Wahl ändert sich nichts. Die Wahl empfiehlt sich nur auf einem Gerät, das Sie allein nutzen.

Direkt identifizierende Felder im Benutzerverzeichnis werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert; im Klartext werden sie nur zur Laufzeit verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anmeldung und Kontoverwaltung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Sicherheitsprotokollierung. Für Konten von Beschäftigten eines Kundenunternehmens handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter des Kunden (Teil B).

A.8 E-Mail-Versand

Systemnachrichten (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Einladungen, Passwort setzen, Statusmeldungen zur Umgebung, Vorankündigung von Pausierung und Löschung) versenden wir über den SMTP-Relay der Azure Communication Services. Absender ist DoNotReply@optware.de, Antworten gehen an info@optware.de. Dienstleister ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Microsoft Data Protection Addendum). Verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Versandmetadaten. Microsoft kann Support- und Telemetriedaten in Drittländern verarbeiten; hierfür gelten die Standardvertragsklauseln und die zusätzlichen Garantien des Microsoft-Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

A.9 Schutz vor Missbrauch

Zur Abwehr automatisierter Registrierungen, von Brute-Force-Angriffen und von Überlastung setzen wir ein:

• Anfragebegrenzung (Rate Limits) auf den Registrierungs- und Anmeldeadressen
• Brute-Force-Erkennung im Anmeldedienst mit vorübergehender Sperre des betroffenen Kontos
• Begrenzung der Registrierungen je IP-Adresse und je E-Mail-Domäne
• Bestätigung der E-Mail-Adresse und manuelle Freigabe vor jeder Bereitstellung
• Sperren von IP-Adressen bei wiederholt fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen am Server selbst (fail2ban) für den administrativen SSH-Zugang
• Sperren von IP-Adressen auf HTTP-Ebene zur Abwehr automatisierter Angriffe auf die Anmelde- und Registrierungsseiten. Ausgewertet wird das unter A.2 beschriebene Zugriffsprotokoll des Reverse Proxy; neue Datenarten werden dafür nicht erhoben. Überschreitet eine IP-Adresse eine Schwelle fehlgeschlagener oder ratenbegrenzter Anfragen, wird sie für eine begrenzte Zeit auf Netzwerkebene abgewiesen. Die Sperrliste wird in einer eigenen Datenbank auf dem Server geführt (/var/lib/fail2ban/fail2ban.sqlite3) und enthält die gesperrte IP-Adresse mit Zeitstempel; nach Ablauf der Sperrdauer wird der Eintrag entfernt.

Ein Captcha-Dienst wird nicht eingesetzt. Ebenso wenig setzen wir einen Dienst ein, der IP-Adressen mit einer externen Reputationsdatenbank abgleicht (etwa CrowdSec); eine Übermittlung von IP-Adressen an Dritte findet daher nicht statt. Verarbeitet werden dabei IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse und Ergebnis der Prüfung; die Verarbeitung findet ausschließlich auf unserem Server statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

A.10 Kontaktaufnahme

Nehmen Sie per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

A.11 Sicherung und Wiederherstellung

Vom Server werden Sicherungen bei Hetzner in Deutschland erstellt. Die Datenbank des Anmeldedienstes wird zusätzlich täglich gesichert; diese Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt. Schlüsselmaterial und Zugangsdaten liegen ausschließlich in unserem Passwortspeicher (Vaultwarden).

Hinweis zum kostenlosen Angebot: Für die Inhalte der einzelnen Kundenumgebungen (Teil B) führen wir im kostenlosen Angebot keine eigene Datensicherung durch. Dies ist in den Nutzungsbedingungen und im AVV ausdrücklich geregelt.

A.12 Empfänger

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur

• an die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter, mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen,
• wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• wenn dies zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auftragsverarbeiter und Dienstleister:

A.13 Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (insbesondere aus HGB und AO) entgegensteht. Konkret:

Das Verwaltungsprotokoll der Plattform hält den Lebenszyklus einer Umgebung fest (Antrag, Freigabe, Änderung von Einstellungen, Einladungen, Stopp, Export, Löschung). Ein täglicher Löschlauf entfernt diese Einträge nach 90 Tagen; sie überdauern die Löschung der Umgebung damit nicht. E-Mail-Adressen eingeladener Personen werden darin nicht gespeichert, sondern nur deren interne Kennung.

Umgebungen ohne Anmeldung werden nach 30 Tagen pausiert und nach weiteren 30 Tagen mit allen Inhalten gelöscht; vor jedem Schritt versenden wir 7 Tage vorher eine Ankündigung an die registrierende Person.

A.14 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Für die Ausübung genügt eine Nachricht an info@optware.de. Ihre Einwilligung in die Erfolgsmessung widerrufen Sie am einfachsten über Cookie-Einstellungen im Seitenfuß.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

A.15 Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe der bei der Registrierung erhobenen Daten ist freiwillig, für die Bereitstellung einer Umgebung jedoch erforderlich. Ohne diese Angaben können wir das Nutzungsverhältnis nicht begründen.

A.16 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über die Freigabe einer Umgebung entscheiden Menschen.

Nach der Freigabe erhält das registrierende Unternehmen eine eigene Umgebung mit eigener Datenbank unter <firma>.swp.optware.de. Alles, was dort erfasst wird — insbesondere Beschäftigten-, Schicht-, Einsatz-, Qualifikations- und Abwesenheitsdaten —, verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden für das Unternehmen.

• Verantwortlicher: das jeweilige Unternehmen.
• Auftragsverarbeiter: OptWare GmbH, auf Grundlage des bei der Registrierung geschlossenen AVV.
• Unterauftragsverarbeiter: die in Anlage 3 des AVV genannten Unternehmen. Die Push-Dienste der Endgeräte (B.1) sind keine Unterauftragsverarbeiter, siehe Ziffer 5.5 des AVV.
• Trennung: eine eigene Datenbank und ein eigener Datenbankbenutzer je Umgebung, ein eigenes Netzwerk je Umgebung und ein eigener Anmelde-Client je Umgebung; die Umgebung ist ausschließlich über die eigene Adresse erreichbar.
• Zugriff durch uns: nur durch namentlich benannte Administratoren, nur über einen abgesicherten Zugang, nur zu Betrieb, Fehlerbehebung und Sicherheit.
• Löschung: mit der Löschung der Umgebung werden Datenbank und Datenbankbenutzer gelöscht; die Anwendung speichert keine Daten der Umgebung an anderer Stelle. Was sie im Browser des Endgeräts ablegt, beschreiben B.1 und B.2.

Betroffene Personen (zum Beispiel Beschäftigte) wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten an ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen.

B.1 Installierbare App und Push-Benachrichtigungen

Die Umgebung lässt sich als App auf dem Startbildschirm oder dem Desktop installieren. Dafür registriert der Browser für die Adresse der Umgebung ein Hintergrundskript (Service Worker). Es legt auf dem Endgerät ausschließlich eine statische Seite ab, die bei fehlender Verbindung anzeigt, dass die App eine Verbindung braucht, zusammen mit deren Stylesheet, Skript und Symbol. Inhalte der Umgebung und Antworten der Anwendung speichert es nicht.

Im Browser hält die Anwendung außerdem die Anmeldetokens für die Dauer der Sitzung (Sitzungsspeicher) und im lokalen Speicher die gewählte Darstellung, welche Einträge unter „Neu für Sie“ ausgeblendet wurden und ob der Hinweis zur Installation ausgeblendet wurde. Rechtsgrundlage für die Speicherung auf dem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Push-Benachrichtigungen gibt es nur in der installierten App und nur, wenn Sie sie dort in den Einstellungen für Ihr Gerät einschalten und die Rückfrage Ihres Browsers bestätigen; damit fordern Sie sie ausdrücklich an. Benachrichtigt werden Sie, wenn ein Plan mit Ihren Schichten veröffentlicht wird oder sich bei einer erneuten Veröffentlichung für Sie etwas ändert. Die Benachrichtigung nennt nur den Zeitraum des Plans und die Zahl Ihrer Schichten bzw. Ihrer neuen, verschobenen und entfallenen Schichten, keine Namen anderer Personen und keinen Freitext. Zusätzlich können Sie sich dort selbst eine Testbenachrichtigung an Ihr Gerät schicken.

Dafür speichert die Anwendung in der Datenbank der Umgebung: die Kennung Ihres Benutzerkontos, die Zustelladresse, die der Push-Dienst Ihres Browsers vergeben hat, den öffentlichen Schlüssel und das Authentifizierungsgeheimnis Ihres Browsers für die Verschlüsselung, die Sprache der Benachrichtigungen, den Anzeigemodus der App, die Browserkennung (User-Agent, auf 255 Zeichen gekürzt), wann die installierte App das Abonnement zuletzt bestätigt hat und wann Sie zuletzt eine Testbenachrichtigung angefordert haben. Eine anstehende Benachrichtigung wird bis zur Zustellung vorgemerkt.

Zugestellt wird über den Push-Dienst, den Ihr Browser bzw. Ihr Betriebssystem vorgibt: in der Regel Google (Chrome und andere Chromium-Browser, Android), Apple (Safari), Mozilla (Firefox) oder Microsoft (Edge unter Windows). Wir wählen diesen Dienst nicht aus und nutzen kein Programm und kein Konto dieser Anbieter. Der Push-Dienst erhält die Benachrichtigung Ende-zu-Ende-verschlüsselt (RFC 8291) und kann sie nicht lesen. Er sieht die Zustelladresse, Größe und Zeitpunkt der Benachrichtigung, eine zufällige Kennung des Plans (damit eine neuere Benachrichtigung eine noch nicht zugestellte ersetzt), eine Kontaktadresse von uns und die IP-Adresse unseres Servers; er hält die Benachrichtigung höchstens 24 Stunden zur Zustellung vor. Diese Dienste können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten; für ihre eigene Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Ausschalten können Sie die Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen der App oder in den Einstellungen Ihres Browsers bzw. Betriebssystems. Das Abonnement wird gelöscht, wenn Sie die Benachrichtigungen in der App ausschalten oder sich auf dem Gerät abmelden, wenn die installierte App es 30 Tage lang nicht bestätigt hat, wenn der Push-Dienst es als ungültig meldet, wenn Ihre Anmeldung von Ihrem Eintrag in der Umgebung getrennt oder dieser gelöscht wird, und mit der Umgebung. Vorgemerkte Benachrichtigungen werden nach der Zustellung gelöscht, spätestens nach 7 Tagen.

B.2 Beitritt zu einem Plan ohne Anmeldung (Beitrittslink)

Wer in der Umgebung plant, kann für einen veröffentlichten Plan unter „Teilen“ einen Beitrittslink einschalten („Beitreten ohne Anmeldung“). Wer diesen Link öffnet, sieht den Namen des Plans und die Namen der Personen, die in diesem Plan eingeteilt sind, jeweils mit dem Hinweis, ob schon jemand mit diesem Namen verbunden ist, und wählt den eigenen Namen. Zeiten, Bereiche, andere Pläne und E-Mail-Adressen zeigt diese Auswahl nicht. Die planende Person kann den Link jederzeit durch einen neuen ersetzen oder ausschalten; der bisherige Link gilt dann sofort nicht mehr. Bestehende Verbindungen bleiben davon unberührt.

Ein gewählter Name wird entweder mit Ihrem Benutzerkonto oder mit Ihrem Gerät verbunden und kann danach von niemandem sonst gewählt werden:

• „Mit meinem Konto verbinden“ — die Anwendung verknüpft die Person mit Ihrem Benutzerkonto, wie es sonst die Verwaltung der Umgebung tut; danach sehen Sie Ihre Einsätze nach der Anmeldung auf jedem Gerät. Bis Sie von der Anmeldung zurückkehren, hält der Browser Ihre Wahl — den Beitrittslink und die Kennung der gewählten Person — im Sitzungsspeicher und löscht sie, sobald er sie gelesen hat.
• „Weiter ohne Anmeldung“ — die Anwendung setzt auf diesem Gerät das folgende Cookie:

Rechtsgrundlage für die Speicherung auf dem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Das Cookie ist unbedingt erforderlich, damit die Anwendung den Dienst erbringen kann, den Sie mit dieser Wahl ausdrücklich anfordern.

In der Datenbank der Umgebung speichert die Anwendung dafür: den Beitrittslink des Plans, solange er eingeschaltet ist, und je verbundenem Gerät die Kennung der Person, einen Prüfwert (SHA-256) des Zufallswerts aus dem Cookie — der Zufallswert selbst wird nicht gespeichert —, den Plan, über den die Person beigetreten ist, den Zeitpunkt des Beitritts und den Zeitpunkt des letzten Abrufs, höchstens einmal je Stunde fortgeschrieben. Ein verbundenes Gerät sieht ausschließlich, was „Mein Einsatzplan“ dieser Person zeigt: ihre eigenen Einsätze in veröffentlichten Plänen und wer mit ihr eingeteilt ist. Wer plant, sieht zu jeder Person des Plans, ob sie mit einem Benutzerkonto oder auf einem Gerät verbunden ist und, bei einem Gerät, seit wann. Änderungswünsche und der Kalenderexport bleiben angemeldeten Personen vorbehalten.

Die Verbindung eines Geräts endet, wenn Sie auf dem Gerät „Das bin nicht ich“ wählen, wenn die planende Person sie mit „Verbindung lösen“ trennt, wenn die Person gelöscht wird, und mit der Umgebung. Der Beitrittslink wird gelöscht, wenn die planende Person ihn ausschaltet, und mit dem Plan.

Zum Schutz vor Missbrauch zählt die Anwendung Aufrufe dieser ohne Anmeldung erreichbaren Adressen je IP-Adresse, ausschließlich im Arbeitsspeicher und nicht in der Datenbank. Weist sie eine Anfrage wegen zu vieler Aufrufe ab, vermerkt sie die IP-Adresse im Protokoll der Anwendung (Aufbewahrung wie die übrigen Protokolle der Anwendung, siehe Anlage 2 des AVV). Weil der Beitrittslink Teil der aufgerufenen Adresse ist, erscheint er wie jede andere aufgerufene Adresse im Zugriffsprotokoll des Reverse Proxy (A.2).

Änderungsvorbehalt

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Angebot oder die Rechtslage ändert. Für Ihren Besuch gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Fragen dazu: info@optware.de